Apostille et Légalisation : “Il est souhaitable que l’ensemble des communes alimentent la base de données nationale des signatures publiques”

Depuis le 1^er mai 2025, les notaires sont compétents pour délivrer les apostilles, en lieu et place des parquets généraux des 33 cours d’appel. Et, à compter du 1^er septembre 2025, ils délivreront les légalisations en lieu et place du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. Aux termes du décret du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l’apostille des actes publics établis par les autorités françaises, la légalisation et l’apostille seront principalement délivrées sous forme électronique, « après consultation par les autorités compétentes de la base de données des signatures publiques ». Une base de données nationale des signatures publiques, alimentée par les communes dans des conditions sécurisées, permet aux notaires de comparer la signature figurant sur un document à celle du signataire, et de vérifier la qualité de ce dernier. Le Conseil supérieur du notariat (CSN), qui gère la base de données des signatures publiques, tient un registre électronique des légalisations et apostilles. Bertrand Savouré, Président du Conseil supérieur du notariat, explique à WEKA comment les communes doivent alimenter la base de données.

Pouvez-vous définir succinctement l’apostille ?

L’apostille est une procédure simplifiée de légalisation. Et la légalisation, c’est la formalité par laquelle sont attestées la véracité de la signature de l’auteur d’un acte public, la qualité en vertu de laquelle il a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou du timbre dont cet acte est revêtu. Sauf engagement international contraire, tout acte public français destiné à être produit à l’étranger doit être légalisé. Pour les pays signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, l’apostille remplace la légalisation dont elle atteste des mêmes informations. L’apostille et la légalisation permettent ainsi la circulation internationale des actes.

Alors que la réforme de l’apostille entrait officiellement en vigueur le 1^er mai 2025, toutes les communes n’ont pas encore désigné un référent ni déposé leurs signatures. Combien de signatures avez-vous recueillies ?

À ce jour, la base de données nationale des signatures publiques compte plus de 25 000 signatures dont celles des 17 300 notaires, 6 000 émanant de communes et 2 000 provenant du ministère de la Justice. L’alimentation continue quotidiennement.

Pourquoi une telle réforme ?

Cette réforme de la délivrance des apostilles au 1^er mai 2025 et des légalisations à compter du 1^er septembre 2025 s’inscrit d’abord dans le contexte de la déjudiciarisation, qui était en effet très mobilisatrice pour les tribunaux. Ensuite, les pouvoirs publics ont estimé qu’il était logique que les notaires, déjà garants de l’authenticité et de la sécurité juridique, soient désormais en charge des apostilles. Une décision qui rejoignait d’ailleurs une demande du notariat.

Concrètement, quelle procédure doit suivre la commune ?

Dans un premier temps, elle doit désigner un ou plusieurs référents qui seront le ou les administrateurs pour son compte de la base de données nationale des signatures publiques. Pour cela, nous avons créé un formulaire qui a été adressé à toutes les communes. Parallèlement, l’adresse électronique dédiée [email protected] permet aux communes de poser toute question relative à la réforme et à l’alimentation de la base. Les référents se connectent ensuite directement sur la base nationale et l’alimentent. Après s’être identifiés au travers d’un compte ProConnect qui garantit leur profil, ils renseignent les informations sur les signataires de la commune. Qu’elles soient officier d’état civil ou parce qu’elles ont reçu délégation, toutes les personnes amenées à signer des copies d’actes ou des actes destinés à être apostillés, ou à certifier des signatures, doivent figurer dans la base de données nationale des signatures publiques.

Quelle est la règle pour les communes de moins de 3 500 habitants ?

Sur le plan juridique, l’obligation d’alimenter la base avant le 1^er mai vise uniquement les communes de plus de 3 500 habitants. Les autres communes sont invitées à le faire au fil de l’eau, conformément à l’article 7 du décret du 17 septembre 2021. Néanmoins, dans les faits, les demandes de légalisation et d’apostille concernent également les actes d’état civil et les copies certifiées conformes délivrés par les communes de moins de 3 500 habitants. Afin de ne pas pénaliser les usagers, il est hautement souhaitable que l’ensemble des communes y contribuent de concert. Nous avons été beaucoup aidés et appuyés dans la mise en œuvre de cette procédure, par la direction des affaires civiles et du sceau*, par la direction interministérielle du numérique** sur le plan technique avec le système ProConnect, et par l’Association des Maires de France pour relayer toutes les informations, procédures et foire aux questions.

Certaines communes rapportent des dysfonctionnements de cette procédure, qu’en est-il ? Quelle aide peut leur apporter le Conseil supérieur du notariat ?

En effet, quelques dysfonctionnements techniques peuvent demeurer ici ou là dans la procédure d’alimentation de la base. Je constate cependant que de très petites communes, de moins de 500 habitants notamment, qui ne disposent pas de services informatiques et dont le personnel est peu nombreux, y sont parvenues sans difficulté. Je suis donc confiant dans la capacité des communes à effectuer ces démarches. Je rappelle qu’en cas d’interrogation, les communes peuvent nous adresser un mail. Nos services, pleinement mobilisés, répondent à toutes les demandes. Outre l’information diffusée par l’intermédiaire de l’AMF, nous avons également organisé un webinaire à destination des collectivités locales, qui a été suivi par près de 2 000 communes.

Propos recueillis par Martine Courgnaud – Del Ry

* DACS
** Dinum