Fichepratique

Mettre en place un contrôle de paie

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Mise à jour le 15 janv. 2025 | Référence : 14422

L'essentiel par l'éditeur

La mise en place d'un contrôle de paie efficace dans l'administration française est cruciale pour éviter les erreurs de calcul et garantir la conformité des données. Un contrôle rigoureux des entrées, des éléments variables et des résultats de la paie permet de prévenir les erreurs préjudiciables pour les agents et la collectivité. L'utilisation de logiciels de paie avec alertes et modèles de saisie, ainsi que l'harmonisation des supports de saisie, sont des atouts majeurs pour optimiser ce processus.

  • Comment assurer la conformité des données lors du contrôle de paie ?
  • Quels sont les éléments variables à vérifier dans le processus de paie ?
  • Comment les logiciels de paie peuvent-ils aider à éviter les erreurs de saisie ?

La diversité des statuts (fonctionnaires, contractuels de droit public et de droit privé, élus…), des régimes de Sécurité sociale et de retraite, des éléments de rémunération ainsi qu’une réglementation dense et en constante évolution complexifie le traitement de la paie dans la fonction publique territoriale.

Si ce dernier est de plus en plus automatisé, il n’en demeure pas moins que les gestionnaires de paie doivent procéder à un contrôle régulier afin de s’assurer de la conformité des paies et de sécuriser le processus.

Ce contrôle peut prendre plusieurs formes et il sera différent selon la taille de la collectivité, les effectifs et leur nature ainsi que du logiciel de traitement de paie. Il dépendra également de l’organisation de la direction des ressources humaines et de la nature des postes affectés à la gestion des rémunérations.

Comment mettre en place un contrôle de paie ? Quels sont les éléments à contrôler ? À quel stade du processus de paie ?

1.

Contrôler les entrées

Si le contrôle de la paie a lieu à proprement dit une fois le calcul lancé, un premier contrôle s’impose sur les entrées des agents au sein de votre administration. S’assurer à ce stade de la conformité des éléments saisis permet de se prémunir d’erreurs lors du calcul des paies.

Il convient notamment d’être vigilant sur les données suivantes :

  • données individuelles de l’agent (numéro de Sécurité Sociale, nom, prénom et date de naissance, situation de famille, enfants à charge, adresse…) ;
  • motif et date de recrutement ;
  • temps de travail ;
  • régimes de retraite et de Sécurité sociale.

Ce contrôle sur les entrées doit globalement vous permettre de vous assurer que les données sont correctement saisies et vous éviter des erreurs lors du calcul des paies qui pourront être préjudiciables po...

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