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Où archiver ses documents administratifs ?

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Référence : 8201

L'essentiel par l'éditeur

Les communes de moins de 2 000 habitants doivent confier leurs archives au service des archives départementales, sauf dérogation. Celles de plus de 2 000 habitants peuvent gérer leurs archives ou les externaliser sous conditions. Le préfet intervient en cas de mauvaise gestion. Les archives doivent être conservées dans des locaux adaptés et peuvent être externalisées à des prestataires agréés. La collectivité reste propriétaire des archives, même lorsqu'elles sont confiées à un tiers.

  • Comment les communes doivent-elles gérer leurs archives en fonction de leur taille ?
  • Quelles sont les conditions pour externaliser la conservation des archives communales ?
  • Quel rôle joue le préfet dans la gestion des archives communales ?

Lorsqu’un document administratif a dépassé sa « durée d’utilité », c’est-à-dire la durée pendant laquelle un administré est susceptible, à n’importe quel moment, d’en demander la communication, il doit être archivé. Mais le public doit pouvoir continuer à y avoir accès, au besoin.

Si la collectivité reste toujours propriétaire de ses archives, dans certains cas, elle peut ou doit confier cet archivage à des tiers. La présente fiche détaille les cas possibles et leurs modalités de mise en œuvre.

Schéma
Où archiver ses documents administratifs ?

Le présent schéma décrit les différentes possibilités qui s’offrent à une collectivité pour archiver ses documents administratifs. Une première distinction y est établie selon l’âge des archives : les archives courantes ou intermédiaires ne reçoivent en effet pas le même traitement que les archives définitives. Ces dernières sont nécessairement conservées par la collectivité ou le service des archives départementales, selon des règles variables en fonction de la population de la commune concernée.

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1.

Déterminer si les archives doivent être confiées au service des archives départementales

Dans les communes de moins de 2 000 habitants, les archives de la commune sont par principe confiées au service des archives départementales. Pour les communes de plus de 2 000 habitants, la collectivité prend en charge elle-même cet archivage.

Dans les deux cas, il peut être dérogé à la règle de principe. La collectivité peut notamment mutualiser le service avec d’autres collectivités, au besoin, ou l’externaliser à un prestataire tiers, sous certaines conditions. Elle peut recourir aux services des archives départementales même si elle compte plus de 2 000 habitants.

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